Cum strângi actele clienților
fără să alergi după ele la final de lună
Cele mai multe întârzieri la închiderea de lună nu vin din contabilitate, ci din actele care ajung pe bucăți. e-Factura a adus în Spațiul Privat Virtual (SPV) al ANAF facturile dintre firmele din România, dar bonurile, facturile de la furnizori din străinătate și extrasele de cont vin în continuare ca poze și PDF-uri, pe e-mail și pe WhatsApp. Cabinetele care închid luna mai liniștit verifică ce lipsește pe măsură ce actele vin, nu după data de 10, și cer clientului lipsurile o singură dată, cu o listă clară.
Read in English →De unde vine întârzierea
De la 1 ianuarie 2024, facturile dintre firmele din România trec obligatoriu prin RO e-Factura și ajung în SPV. Asta a rezolvat o parte din problemă, dar o lună de acte nu înseamnă doar facturile din SPV. În afara sistemului rămân:
- bonurile fiscale de la casa de marcat (combustibil, cumpărături mici), pe care clientul le trimite ca poze pe WhatsApp, uneori neîntregi sau șterse;
- facturile de la furnizori din străinătate (abonamente software, publicitate online, furnizori din UE), care vin ca PDF pe e-mail sau stau în contul clientului de pe site-ul furnizorului;
- extrasul de cont, pe care clientul îl descarcă din internet banking și îl trimite când își amintește;
- deconturile, ordinele de deplasare, pontajele și contractele noi, care vin pe hârtie sau ca poze.
Și nici facturile din SPV nu se înregistrează singure. Cineva trebuie să le descarce, să afle la ce se referă, să le lege de o plată din extras și să observe ce lipsește: o factură plătită care nu a ajuns în SPV sau o plată fără niciun document. Pe 9 seara vin pozele cu bonuri, extrasul vine pe 12 după două telefoane, iar între timp se apropie data de 25.
Volumul crește de la an la an. Conform raportului ANAF pentru 2025, sistemul RO e-Factura a procesat 1,24 miliarde de facturi într-un singur an, iar SPV avea 3,67 milioane de utilizatori la final de 2025. Iar documentul contează: pentru deducerea TVA e nevoie de factura XML din sistem, un PDF nu e suficient, așa că fiecare factură lipsă din SPV trebuie urmărită până apare.
Cât te costă strânsul actelor
Un cabinet cu 60 de clienți care pierde, în medie, 40 de minute pe client în fiecare lună cu adunatul și cu alergatul după acte dă 40 de ore pe lună pe muncă pe care nu o facturează nimănui. E o săptămână întreagă a unui om, în fiecare lună.
O întrebare pentru azi: la câți dintre clienți ați sunat sau ați scris de mai multe ori luna trecută pentru aceleași acte?
Ce se poate schimba concret
Două schimbări pe care cele mai multe cabinete încă nu le fac:
- Actele fiecărui client se verifică în ziua în care sosesc, față de ce vă așteptați de la el (facturile din SPV, plățile din extras, actele obișnuite din lunile trecute), nu după data de 10.
- Clientul primește o singură listă de lipsuri, clară și completă („extrasul de cont pentru 1–15, trei bonuri fiscale din 14, factura pentru plata de 1.200 lei din 18”), în locul mai multor telefoane pentru câte un act.
Partea grea nu e decizia contabilă, ci munca măruntă dintre pași: descărcatul din SPV, căutatul prin conversații, redenumitul fișierelor, potrivitul cu extrasul, retastatul. Exact partea asta o pot prelua astăzi agenți AI, care lucrează în e-mailul, folderele și programul de contabilitate pe care le aveți deja, fără un proiect IT mare.
| Pas | Cine îl face azi | Ce poate prelua un agent AI | Ce rămâne la oameni |
|---|---|---|---|
| Descărcarea facturilor din SPV | Contabilul, de mână | Le descarcă zilnic și le pune în dosarul clientului | — |
| Bonurile, facturile externe și extrasele venite ca poze sau PDF pe e-mail și WhatsApp | Contabilul, căutând prin conversații | Le preia, citește datele chiar și din poze, le redenumește și le clasează la clientul potrivit | — |
| Potrivirea cu extrasul | Contabilul | Propune potrivirile și semnalează ce nu se leagă | Decizia pentru cazurile neclare |
| Lista de lipsuri | Telefoane și mesaje repetate | Pregătește lista pentru fiecare client | Trimiterea către client |
| Înregistrarea în program | Retastare | Pregătește datele în formatul de import pe care îl folosiți deja | Validarea și înregistrarea |
Întrebări frecvente
Trebuie schimbat programul de contabilitate (SAGA, WinMentor sau altul)?
Nu. Agentul pregătește datele în formatul de import pe care îl folosiți deja, iar contabilul validează înregistrarea.
Clienții trebuie să schimbe ceva?
Nu. Trimit actele ca până acum, pe e-mail sau pe WhatsApp.
Cine stabilește ce poate face agentul?
Voi. Pe o pagină se scrie ce poate face singur, ce îi dă unui om și ce are nevoie mereu de un „da” omenesc. Declarațiile și tot ce pleacă spre clienți sau spre ANAF rămân la contabil.
Se aplică și la salarizare sau la departamentul financiar al unei firme?
Da. Același tipar apare la pontaje, concedii și facturi de furnizori: actele vin pe bucăți, iar lista de lipsuri se face la final.
Câte ore pe lună pierde cabinetul vostru cu strânsul actelor?
KYA Audit configurează agenți AI care strâng și potrivesc actele clienților în programele cabinetului, iar contabilii validează fiecare înregistrare și fiecare mesaj către client.
Surse
- Raportul anual de performanță ANAF pentru 2025, prezentat de CursDeGuvernare.ro, 13 iulie 2026: cursdeguvernare.ro.
- Ce rămâne în afara e-Factura și regula XML / TVA: Fiscalitatea.ro, „Facturi neprimite în e-Factura”, 7 octombrie 2024: fiscalitatea.ro.
- Bonurile fiscale și e-Factura: Fiscalitatea.ro, 20 decembrie 2024: fiscalitatea.ro.
